Đối với ngành Fitness nói chung và ngành Gym nói riêng, thì các phần mềm quản lý đã không còn xa lạ đối với các hệ thống phòng tập hay các phòng tập ở khu vực thành phố. Với sự mở rộng của các khu vực nông thôn hiện nay, nhiều phòng tập mới được mở liên tục. Vì vậy, rất nhiều chủ đầu tư chưa biết đến những nền tảng công nghệ này. Hoặc chưa thấy được những lợi ích tối ưu mà nó mang lại cho các chủ đầu tư. Vì vậy, bài viết với mục đích chỉ ra những lý do và ưu nhược điểm của các phần mềm quản lý phòng tập hiện nay. 

1.Những lý do bạn nên sử dụng phần mềm quản lý phòng tập

Hiện nay, đang là thời kỳ bùng nổ công nghệ, AI, cách mạng công nghệ 4.0. Việc áp dụng công nghệ vào quá trình kinh doanh đang dần trở thành xu thế. Việc áp dụng công nghệ vào quá trình quản lý, giúp phòng tập của bạn tối ưu được quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và tăng trải nghiệm phục vụ khách hàng. Đặc biệt, sau đại dịch Covid-19 và các loại dịch bệnh đang bùng phát gần đây. Thì nhu cầu tập luyện, chăm sóc sức khỏe lành mạnh gần đây lại càng phát triển mạnh mẽ. Để nằm được giai đoạn bùng nổ này, bạn cần có những hệ thống quản lý thông minh để mang lại hiệu quả kinh doanh bùng nổ. Dưới đây, là những lý do bạn cần sử dụng phần mềm quản lý phòng tập ngay hôm nay. 

Phương pháp quản lý truyền thống không hiệu quả

Các phương pháp quản lý truyền thông hiện nay gặp rất nhiều vấn đề như: quản lý nhân sự không hiệu quả, dữ liệu khách hàng lưu trữ thiếu nhất quán, thiếu thông tin, gây lãng phí nguồn tài nguyên của doanh nghiệp. Đặc biệt, là đối với phòng gym, data chính là tiền, là cơ sở để phát triển doanh nghiệp. Việc quản lý không hiệu quả không chỉ gây lãng phí mà còn gây ảnh hưởng đến chiến lược phát triển trong tương lai. Chăm sóc khách hàng thiếu tính chuyên nghiệp. Việc duy trì khách hàng loyalty là một trong những yếu tố đảm bảo sự tăng trưởng và doanh thu của doanh nghiệp. Đối với các phương pháp quản lý truyền thống thông qua con người và excel. Dẫn tới không đưa cho khách hàng những thông tin hay chương trình kịp thời như: chúc mừng sinh nhật, nhắc nhở hết hạn gói tập, chương trình ưu đãi cho khách hàng trung thành,... 

Hệ thống quản lý an ninh lỏng lẻo, gây thất thoát và mất trộm không chỉ cho phòng tập mà còn cho khách hàng. Các hệ thống quản lý phòng tập đều sẽ tích hợp các hệ thống an ninh, đảm bảo được tài sản trong phòng tập. Giúp giảm bớt chi phí thuê nhân sự. Khi sử dụng phần mềm quản lý phòng tập, bạn sẽ có thể giảm được 1 nửa số nhân sử. Thay vì phải thuê một số lượng lớn nhân sự để vận hành các nghiệp vụ quản lý, thì bây giờ, bạn chỉ cần thuê người theo dõi và kiểm soát hệ thống quản lý phòng tập là được. Và cuối cùng là việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp chủ đầu tư dễ dàng quản lý và theo dõi được quá trình vận hành của doanh nghiệp mình hơn. 

Ứng dụng phần mềm quản lý phòng tập đảm bảo an ninh

Hệ thống quản lý phòng tập không chỉ áp dụng được cho mô hình kinh doanh phòng gym mà còn cho các mô hình kinh doanh Fitness khác như: Yoga, Pilates, Bơi, Boxing, …

Phần mềm có khả năng tích hợp với camera tại khu vực để ghi lại hình ảnh an ninh của phòng gym mọi lúc mọi nơi. Người quản lý có thể check camera tại từng điểm tập để giải quyết những vấn đề phát sinh. Đảm bảo nếu có những sự cố không may xảy ra, phòng tập đều sẽ có thể phản ứng kịp thời, hoặc thông tin để giải quyết. 

Tối ưu chi phí quản lý phòng tập

Hàng tháng đơn vị phải bỏ chi phí để quản lý nhân sự, quản lý tài sản, quản lý hồ sơ nhân viên, dữ liệu khách hàng, vận hành phòng tập. Với phần mềm quản lý phòng Gym này, bạn có thể tiết kiệm 80% các khoản chi phí này.

Việc tối ưu nhân sự, rút ngắn quy trình sẽ giúp tổ chức tối ưu nguồn chi phí bỏ ra và dành nhiều thời gian tìm kiếm và chăm sóc khách hàng hơn để tăng doanh thu cho phòng tập. Chi phí thuê nhân sự là một trong những khoản chi phí cố định của doanh nghiệp. Vì vậy, tối ưu và giảm bớt được khoản chi phí này, sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng được lợi nhuận đáng kể. 

Kiểm soát người ra vào chặt chẽ

Phần mềm quản lý phòng gym sẽ được kết nối trực tiếp với máy chấm công. Công ty sẽ có thể dễ dàng kiểm soát được tình hình làm việc của nhân viên, huấn luyện viên và PT của mình. Ngoài ra với các phần mềm quản lý thông minh như TimeSoft hiện nay. Sẽ nhận diện qua khuôn mặt, hoàn toàn tránh được việc chấm công hộ, hay chấm công xong lại bỏ đi ra ngoài. 

Đối với khách hàng, phần mềm tích hợp với thẻ từ để khách hàng check in phòng tập mỗi khi đến cơ sở. Đối với các đơn vị có nhiều cơ sở, đây sẽ là giải pháp đảm bảo an ninh tốt nhất cũng như quản lý dữ liệu khách hàng khoa học. Các phần mềm sẽ update trực tiếp tình trạng gói tập của khách hàng thông qua những lần ra vào của khách. 

Gia tăng trải nghiệm khách hàng

Phần mềm quản lý phòng gym giúp các doanh nghiệp kiểm soát và tra cứu thông tin khách hàng ngay lập tức. Chính xác, kịp thời và tránh sai sót. Tự động cập nhật dữ liệu khách hàng cho các buổi tập không để khách hàng phải điền thông tin nhiều lần. Thông báo lịch học cho cả khách hàng và PT trước thời gian tập, tránh tình trạng quên hay nhầm giờ tập. Quy trình đánh giá trải nghiệm được thực hiện hàng tháng qua app. Dễ dàng nắm bắt được những phản hồi của khách hàng để có những xử lý và giải quyết kịp thời

Các phần mềm quản lý phòng tập hiện nay đều được tích hợp trên app điện thoại. Người dùng có thể dễ dàng quản lý, theo dõi toàn bộ thông tin nhanh chóng và tiện lợi. Thay vì như trước kia chỉ có trên máy tính. Giúp gia tăng trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng đối với phòng tập. 

Dữ liệu khách hàng được lưu trữ khoa học – bảo mật

Data chính là tiền và là tương lai phát triển của doanh nghiệp. Rất nhiều các phòng tập hiện nay đang bỏ phí những tài nguyên này và không xem trọng chúng. Tuy nhiên, đây có lẽ là một nước đi cực kỳ sai lầm của các chủ đầu tư. Data khách hàng cung cấp cho nhà quản lý rất nhiều thông tin như: mức chi tiêu, giờ tập luyện cao điểm, thấp điểm, nhu cầu thuê PT, các dịch đi kèm, nước uống, thực phẩm,... những Data này có vai trò quan trọng trong việc triển khai các chiến lược kinh doanh. Thúc đẩy gia tăng doanh số, cung cấp những chương trình kịp thời cho mỗi phân khúc khách hàng. Và có những chương trình giữ chân khách hàng ngay khi họ có dấu hiệu muốn rời bỏ. 

Bên cạnh đó, những dữ liệu khách hàng này là nguồn data chất lượng và thực tế nhất để thực hiện các chiến dịch truyền thông như: quảng cáo, SEO, khuyến mãi, tổ chức sự kiện,…

Báo cáo tổng quan và chi tiết

Ứng dụng quan trọng bạn cần phải chú ý khi áp dụng bất cứ phần mềm nào đó là khả năng cập nhật dữ liệu và tổng hợp báo cáo. Các phần mềm quản lý phòng tập hiện nay, đều có tích hợp module báo cáo, giúp nhà quản lý nhanh chóng có được những báo cáo tổng quan và chi tiết nhanh nhất, trực quan nhất ngay lập tức. 

Phần mềm quản lý phòng Gym cho phép cập nhật dữ liệu nhân viên, quản lý, khách hàng tức thì. Phần mềm còn cho phép tự động thống kê dữ liệu báo cáo từ trực quan đến chi tiết. Cụ thể như:

• Tổng khách hàng đăng ký mới
• Tổng khách hàng tư vấn thành công
• Số lượng khách hàng ra/vào trong ngày/tháng
• Số lượng khách hàng giới thiệu
• Phản hồi của khách hàng
• Chi phí
• Doanh thu
• Lợi nhuận
• Thông tin lương thưởng nhân sự

2. Những ưu nhược điểm của của phần mềm quản lý phòng tập

Những ưu điểm của phần mềm quản lý phòng tập 

Chi phí thấp - Dễ dàng cài đặt

Có rất nhiều các đơn vị cung cấp các phần mềm quản lý phòng tập hiện nay. Vì vậy, các chủ phòng tập dễ dàng tiếp cận với các hệ thống quản lý này với chi phí cực kỳ thấp. Có những gói quản lý phòng tập chỉ từ 200k/tháng. Bạn hoàn toàn có thể mua lẻ theo tháng, dễ dàng cài đặt cũng như hủy bất cứ lúc nào. 

Tối ưu chi phí quản lý và vận hành

Sử dụng các phần mềm quản lý phòng tập sẽ giúp bạn tối ưu được rất nhiều chi phí quản lý và vận hành phòng gym. Các phần mềm quản lý đều được tích hợp đầy đủ các tính năng từ đơn giản nhất là check in. đến những tác vụ cơ bản như theo dõi, quản lý lớp học, nhắc nhở hội viên và nhân viên,... đến những tính năng cao cấp như giám sát an ninh, báo cáo tổng quan, chi tiết, đề xuất phương án. Các tính năng đều tự động và tích hợp trên cùng một hệ thống. Chủ đầu tư sẽ không cần phải mua nhiều các phần mềm nhỏ lẻ như trước đây. 

Giảm chi phí nhân sự 

Các phần mềm quản lý phòng tập đều tự vận hành và thu thập thông tin, vì vậy, các phòng tập sẽ chỉ cần thuê nhân sự đề vận hành và theo dõi phần mềm quản lý. Theo như thống kê của các phòng tập và hệ thống phòng gym đã và đang sử dụng các phần mềm quản lý và quá trình vận hành phòng tập. Thì đều công nhận rằng, các hệ thống quản lý giúp phòng tập giảm được khoảng 40-50% chi phí nhân sự so với khi không áp dụng các hệ thống quản lý. Và các hệ thống quản lý phòng tập đều đem lại kết quả có tính chính xác cao hơn là so với con người.

Tăng hiệu quả hoạt động và doanh thu cho phòng tập

Các phần mềm quản lý phòng tập giúp thu thập và xử lý toàn bộ các data. Từ đó, chủ đầu tư sẽ dễ dàng nhìn thấy bức tranh tổng thể của doanh nghiệp. Cũng như xu hướng phát triển hiện tại của công ty. Từ đó, đưa ra những quyết định và định hướng cho doanh nghiệp. Data sẽ là cơ sở có độ chính xác cao nhất để các chủ doanh nghiệp có những đánh giá về tốc độ tăng trưởng. Ngoài ra, khi khách hàng có vấn đề, sự không hài lòng, các phần mềm quản lý phát hiện kịp thời để đưa ra những phương án giải quyết nhanh và hiệu quả nhất. 

Gia tăng trải nghiệm và niềm tin của khách hàng

Đối với đa số các ngành dịch vụ nói chung và ngành dịch vụ kinh doanh phòng tập nói riêng. Thì sự hài lòng của khách hàng chính là chìa khóa quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Rất nhiều các case study về về thất bại của các hệ thống phòng gym khi họ làm mất đi sự hài lòng của khách hàng. 

3. Những phần mềm quản lý phòng tập phổ biến hiện nay

Có rất nhiều các phần mềm quản lý phòng tập phổ biến hiện nay để các chủ đầu tư có thể tham khảo và lựa chọn. 

Tham khảo chi tiết tại: Top 10 Phần Mềm Quản Lý Phòng Gym Được Nhiều Khách Hàng Lựa Chọn Nhất Hiện Nay. 

Vì sao nên lựa chọn Ruby Fitness?

• Tư vấn giải pháp Setup phòng GYM.
• Thiết kế mặt bằng, bố trí vật dụng và công năng phòng GYM (2D).
• Thiết kế 3D hình ảnh phòng GYM.
• Thiết kế và thi công thảm, sàn Functional.
• Setup khu Functional.
• Nhập khẩu và phân phối máy đo chỉ số cơ thể chính hãng.
• Nhập khẩu và phân phối máy tập GYM chính hãng.
• Thi công và lắp đặt thiết bị, máy móc.

RUBY FITNESS: Setup & cung cấp thiết bị phòng gym trọn gói

Địa chỉ: Tòa N03 Berriver - 390 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội

Hotline: 024 32028696 - 083 999 3333

Fanpage: https://www.facebook.com/rubyfitnessSJC

Website: https://rubyfitness.vn/

Email: contact@rubyfitness.vn

LIÊN HỆ TƯ VẤN 24/7

Vui lòng gọi đến Hotline: 024 32028696 - 083 999 3333 hoặc để lại thông tin của bạn bên dưới, chúng tôi sẽ liên hệ với bạn trong thời gian ngắn nhất để gửi báo giá cũng như tư vấn miễn phí về các dịch vụ của Ruby Fitnes